BilletFlow

Arrangørbetingelser for BilletFlow

1. Generelt

Disse betingelser (“Betingelserne”) regulerer forholdet mellem BilletFlow (“BilletFlow” eller “Platformen”) og arrangøren (“Arrangøren”) i forbindelse med oprettelse og brug af en arrangørkonto på BilletFlow.

Ved oprettelse af en arrangørkonto accepterer Arrangøren disse Betingelser i deres helhed.

2. Billetgebyr

BilletFlow opkræver et billetgebyr på 5 % inkl. moms af billetprisen, rundet op til nærmeste hele krone pr. billet.
Billetgebyret kan variere fra event til event, hvis der indgås særskilt skriftlig aftale mellem BilletFlow og Arrangøren.

Billetgebyret dækker brugen af BilletFlows system og support.
Billetgebyret refunderes ikke, heller ikke i tilfælde af billetrefusioner, aflysninger eller ændringer i arrangementet.

BilletFlow kan justere den gældende billetgebyrsats med 1 måneds varsel. Varslingen sendes på e-mail til den primære kontakt, der er registreret på arrangørkontoen.
Hvis et arrangement har særlige krav, kræver ekstra opmærksomhed, indebærer forhøjet sikkerhed/drift eller kræver merudvikling, kan BilletFlow uden varsel forhøje billetgebyret for det konkrete arrangement for at dække de ekstra omkostninger.
I forbindelse med onboarding kan BilletFlow og Arrangøren aftale en specifik billetgebyrsats for den enkelte arrangør; denne sats kan afvige fra standardsatsen og gælder, indtil den ændres efter ovenstående varslingsregler.

3. Betalinger og Stripe

BilletFlow benytter Stripe Connect (Direct Charges) til håndtering af betalinger.
Arrangøren skal oprette en Stripe Connected Account, hvor betalinger går direkte til Arrangøren via Stripe.

BilletFlow har ingen adgang til midler, der håndteres via Stripe.
Udbetalinger og deres tidsplan aftales direkte mellem Arrangøren og Stripe i henhold til Stripes betingelser.

Arrangøren er forpligtet til at overholde Stripes Servicevilkår og gebyrstruktur, som til enhver tid fremgår af:
👉 https://stripe.com/pricing

Eventuelle Stripe-gebyrer dækkes fuldt ud af Arrangøren, både ved salg, tilbagebetalinger og eventuelle chargebacks.

4. Refunderinger

Ved refundering af billetter refunderes kun billetbeløbet til kunden.
BilletFlows billetgebyr refunderes ikke, og Stripe-gebyrer afholdes af Arrangøren.

Arrangøren er ansvarlig for at håndtere kundens eventuelle refunderinger i overensstemmelse med gældende lovgivning og egne handelsbetingelser.

5. Databehandling og GDPR

5.1 Roller og ansvar

BilletFlow fungerer som dataansvarlig for kundedata, der behandles i forbindelse med billetsalg, brugerkonti og drift af platformen.
Arrangøren fungerer som selvstændig dataansvarlig for eventrelateret kommunikation og behandling af de kundedata, som modtages i forbindelse med billetkøb.

5.2 Datadeling

BilletFlow videregiver relevante kundedata (fx navn, e-mail, billet-id) til Arrangøren i det omfang, det er nødvendigt for afviklingen af arrangementet.
Arrangøren må kun bruge kundedata til kommunikation, der er direkte relateret til det købte event, og ikke til markedsføring, medmindre kunden udtrykkeligt har givet samtykke.

Arrangøren er forpligtet til at overholde Databeskyttelsesforordningen (GDPR) og gældende dansk lovgivning ved behandling af kundedata.

5.3 Egen tak for køb-side og tracking

Arrangøren kan på arrangørkontoen eller på det enkelte event angive en egen adresse, som køberen sendes til efter betalingen, i stedet for BilletFlows kvitteringsside. En adresse på eventet går forud for arrangørens generelle adresse. Adressen skal være en https-adresse.

BilletFlow tilføjer følgende parametre til adressen:

  • conversion_id — et unikt id for købet, afledt af betalingssessionen. Det kan ikke bruges til at slå købet op hos Stripe og er beregnet til at undgå dobbelttælling af konverteringer.
  • event_id og organization_id — BilletFlows id'er for eventet og arrangøren.

BilletFlow videregiver ikke købers navn, e-mail, telefonnummer eller beløb i adressen. Parametre, som Arrangøren selv har sat på adressen (fx UTM-parametre), bevares uændret.

Fra det øjeblik køberen er på Arrangørens side, er Arrangøren eneansvarlig for den behandling, der foregår dér, herunder brug af cookies og sporingsværktøjer som Meta Pixel og Google Analytics. Det indebærer, at Arrangøren:

  • kun sætter cookies og aktiverer tracking hos købere, der har givet gyldigt samtykke, i overensstemmelse med GDPR, ePrivacy-reglerne og cookiebekendtgørelsen,
  • oplyser om sporingen i sin egen privatlivspolitik,
  • kun bruger conversion_id til at opgøre og afstemme konverteringer, og ikke til at overføre købers identitet eller kontaktoplysninger til annoncenetværk eller analyseværktøjer uden samtykke, og
  • sikrer, at adressen peger på et domæne, som Arrangøren selv har rådighed over.

BilletFlow kan fjerne en tak for køb-adresse, hvis der er mistanke om misbrug, eller hvis adressen efter BilletFlows vurdering udsætter købere for ulovlig sporing. Afsnit 7 om skadesløsholdelse gælder også for krav, der udspringer af Arrangørens behandling på egen side.

6. Ansvar

Arrangøren er eneansvarlig for arrangementets indhold, sikkerhed og afvikling, herunder:

  • At arrangementet overholder gældende love og myndighedskrav
  • At alle oplysninger på billetsalget er korrekte
  • At kunder informeres rettidigt om ændringer eller aflysninger

BilletFlow kan ikke holdes ansvarlig for aflysninger, kundeklager, økonomiske tab, eller tekniske fejl uden for BilletFlows kontrol.

7. Skadesløsholdelse

Arrangøren forpligter sig til at holde BilletFlow skadesløs for ethvert krav, tab, erstatningsansvar eller omkostning, som måtte opstå som følge af:

  • Arrangørens misligholdelse af disse Betingelser
  • Overtrædelse af gældende lovgivning
  • Uautoriseret brug af kundedata

8. Force Majeure

BilletFlow er ikke ansvarlig for manglende opfyldelse af sine forpligtelser som følge af forhold uden for BilletFlows rimelige kontrol, herunder men ikke begrænset til nedbrud, strømafbrydelser, hackerangreb, strejker, pandemier, krig, naturkatastrofer eller lovændringer.

9. Drift og tilgængelighed

BilletFlow tilstræber stabil drift og høj oppetid, men kan ikke garantere uafbrudt adgang til platformen. Midlertidige nedetider kan forekomme i forbindelse med vedligeholdelse, opdateringer eller tekniske fejl.

10. Ændringer og kommunikation

10.1 Ændringer i betingelserne

BilletFlow kan opdatere disse Betingelser med rimeligt varsel.
Væsentlige ændringer i Betingelserne vil blive varslet mindst 14 dage i forvejen via e-mail til den adresse, Arrangøren har registreret på sin konto.
Ved fortsat brug af platformen efter varslingens udløb accepterer Arrangøren de opdaterede betingelser.

10.2 Kommunikation fra BilletFlow

Arrangøren accepterer, at BilletFlow kan kontakte Arrangøren via e-mail vedrørende:

  • Opdateringer til platformen og nye funktioner
  • Vigtige tekniske meddelelser og vedligeholdelse
  • Ændringer i betingelser, gebyrstruktur eller lovgivning
  • Supporthenvendelser og teknisk assistance
  • Markedsføring og tilbud om platformens tjenester

Arrangøren kan til enhver tid framelde sig markedsføring ved at følge afmeldingslinket i e-mailen eller ved henvendelse til kontakt@billetflow.dk.
Vigtige driftsmæssige og juridiske meddelelser kan ikke fravælges.

10.3 Arrangørens kontaktoplysninger

Arrangøren er forpligtet til at holde sine kontaktoplysninger opdaterede på platformen.
BilletFlow kan ikke holdes ansvarlig for manglende modtagelse af vigtige meddelelser, hvis Arrangøren har angivet forkerte eller forældede kontaktoplysninger.

11. Lovvalg og værneting

Disse betingelser er underlagt dansk ret.
Eventuelle tvister afgøres ved Retten i København, medmindre andet følger af præceptiv lovgivning.

12. Misbrug af platformen

Arrangøren må ikke anvende BilletFlow til ulovlige formål, herunder falske arrangementer, krænkende indhold eller aktiviteter, der kan skade BilletFlows omdømme.
BilletFlow forbeholder sig retten til at suspendere eller lukke konti ved mistanke om misbrug uden forudgående varsel.

13. Ejerskab og immaterielle rettigheder

Alle rettigheder til BilletFlows software, design, logoer og tekniske løsninger tilhører BilletFlow.
Intet i disse Betingelser giver Arrangøren ret til at kopiere, ændre eller distribuere BilletFlows materiale uden forudgående skriftlig tilladelse.

14. Ansvarsbegrænsning

BilletFlows samlede ansvar over for Arrangøren kan i intet tilfælde overstige det samlede billetgebyr, som BilletFlow har modtaget i forbindelse med det pågældende arrangement.

15. Support

BilletFlow yder teknisk support til Arrangøren via e-mail på kontakt@billetflow.dk.
BilletFlow bestræber sig på at besvare henvendelser inden for 24–48 timer på hverdage.

16. Arrangørens egne betingelser

Arrangøren er ansvarlig for, at kunder tydeligt informeres om egne handelsbetingelser, herunder refusionspolitik og kontaktoplysninger.
BilletFlow formidler udelukkende billetsalget på vegne af Arrangøren.

17. Arrangørens egne handelsbetingelser

Arrangøren er ansvarlig for at udarbejde og gøre gældende egne handelsbetingelser overfor slutkunder.
Disse handelsbetingelser skal som minimum indeholde oplysninger om:

  • Aflysning af arrangementer
  • Refusion af billetter
  • Adgang til arrangementet
  • Øvrige relevante vilkår for køb og deltagelse

BilletFlow formidler udelukkende billetsalget på vegne af Arrangøren og har ikke ansvar for indholdet eller overholdelsen af Arrangørens handelsbetingelser.

Arrangøren skal desuden sikre, at deres egne handelsbetingelser klart og tydeligt beskriver, hvilke kundedata arrangøren modtager fra BilletFlow og hvordan disse data behandles. Som minimum bør handelsbetingelserne indeholde oplysninger om:

  • Hvilke typer personoplysninger der modtages (fx navn, e-mail, billet-id, betalings- og faktureringsoplysninger m.v.).
  • Formålene med behandlingen (fx gennemførelse af billetkøbet, kommunikation om arrangementet, adgangskontrol, kundeservice, samt markedsføring kun hvis der foreligger særskilt samtykke).
  • Det juridiske grundlag for behandlingen (fx opfyldelse af købsaftalen, samtykke, eller retlig forpligtelse).
  • Opbevaringsperioder eller kriterier for sletning af data.
  • Eventuel videregivelse til tredjepart (fx betalingsudbydere, leverandører, samarbejdspartnere eller offentlige myndigheder) og formålet hermed.
  • Beskrivelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte kundedata.
  • Oplysninger om, hvordan kunder kan udøve deres rettigheder efter GDPR (indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet), samt kontaktoplysninger til arrangørens databeskyttelsesansvarlige eller en ansvarlig kontaktperson.

Arrangøren er forpligtet til at overholde gældende databeskyttelseslovgivning og sikre, at de oplysninger, der gives i handelsbetingelserne, stemmer overens med den faktiske behandling. Se også afsnit 5 om Databehandling og GDPR for nærmere beskrivelser af roller og ansvarsfordeling.

18. Mailmodul (Email- og marketingmodul)

BilletFlow tilbyder et valgfrit mailmodul, som Arrangøren kan vælge at aktivere for at sende nyhedsbreve, kampagner og informationsmails til egne kunder og kontakter.

18.1 Aktivering og accept af vilkår

Mailmodulet skal aktiveres eksplicit af Arrangøren. Ved aktivering skal Arrangøren særskilt acceptere prisen pr. sendt e-mail, faktureringsmetoden og eget ansvar for overholdelse af gældende lovgivning om e-mailmarkedsføring. Accepten registreres med tidspunkt, bruger, IP-adresse og en versionsangivelse for de accepterede vilkår.

18.2 Pris og prisændringer

Der opkræves en pris pr. sendt e-mail. Prisen gælder både for markedsføringsmails og informationsmails — herunder praktiske informationsmails om et event, der ikke er markedsføring. Transaktionelle systemmails (fx ordrebekræftelser, billetter og kvitteringer) afregnes ikke over mailmodulet.

BilletFlow kan til enhver tid ændre prisen pr. sendt e-mail samt den øvrige prisstruktur for mailmodulet (herunder tærskelbeløb for fakturering). Ved en prisændring skal Arrangøren acceptere de opdaterede vilkår, før yderligere udsendelser kan foretages via mailmodulet. E-mails, der allerede er afsendt, afregnes til den pris, der var gældende på afsendelsestidspunktet.

18.3 Fakturering

Forbrug i mailmodulet faktureres særskilt fra billetgebyret. Overstiger den løbende saldo den til enhver tid gældende tærskel, oprettes en faktura automatisk; ellers samles forbruget i én faktura den 1. i hver måned for den foregående måned. Fakturaer sendes til kontoens registrerede faktureringsmail.

18.4 Ansvar for lovlig brug

Arrangøren er selv ansvarlig for at overholde gældende lovgivning om e-mailmarkedsføring, herunder GDPR, ePrivacy-reglerne og markedsføringsloven — det gælder blandt andet, at der kun sendes markedsføring til modtagere med et gyldigt samtykke, at afsenderen er tydelig, og at afmelding er nem og gratis. Se også afsnit 5 om Databehandling og GDPR.

19. Selskabsoplysninger

BilletFlow er en del af Leth Digital

CVR: 45946428
Adresse: Hyttebovej 42, 2665 Vallensbæk Strand
Hjemmeside: https://lethdigital.dk
E-mail: kontakt@billetflow.dk

Sidst opdateret: 30. september 2026
BilletFlow